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Registro horario digital: obligación vigente y cómo prepararte
El registro diario de jornada es obligatorio. Un sistema digital facilita trazabilidad, consulta y conservación. Aquí distinguimos lo vigente, lo prudente ante posibles cambios y cómo ayuda Fichio.
Actualizado: julio de 2026.
Este contenido es informativo y no sustituye el asesoramiento laboral o jurídico.
- Registro diario de inicio y fin de jornada
- Conservación de registros durante cuatro años
- Digitalización para trazabilidad y consulta
1. Obligación vigente de registrar la jornada
En España las empresas deben llevar un registro diario de jornada: inicio y finalización. Los registros deben conservarse durante cuatro años y estar disponibles para consulta.
Esta obligación existe con independencia de si el sistema es en papel, Excel o digital. Lo importante es que el registro sea fiable, ordenado y consultable.
5. Cómo ayuda Fichio
Fichio permite registrar entradas y salidas desde web, móvil, WhatsApp o Fichio POS, revisar incidencias, conservar historial y generar informes exportables.
La implantación debe incluir formación al equipo y definición de responsables. El software no sustituye el asesoramiento laboral ni garantiza por sí solo el cumplimiento legal.
3. Ventajas prácticas de un sistema digital
Paso 1
Trazabilidad y correcciones
Consultar quién fichó, cuándo y qué se modificó facilita revisiones internas y reduce la dependencia de hojas sueltas.
Paso 2
Conservación ordenada
Un historial digital ayuda a mantener registros accesibles durante el plazo de conservación de cuatro años.
Paso 3
Roles y permisos
Separar empleado, responsable y administración evita accesos innecesarios y aclara quién revisa incidencias.
Por qué digitalizar con prudencia
- Menos dependencia de papel o Excel
- Datos más claros para informes y revisiones
- Preparación ante una gestión cada vez más digital
2. Conservación durante cuatro años
Los registros de jornada deben conservarse durante cuatro años. Un sistema digital facilita mantenerlos ordenados y disponibles para consulta por la empresa y, cuando proceda, por la inspección o el empleado.
4. Cambios normativos anunciados o posibles
Pueden anunciarse o debatirse cambios hacia una mayor digitalización del registro. No afirmamos aquí que exista ya una obligación general nueva de fichaje exclusivamente digital si no está publicada y vigente en el BOE.
Conviene preparar procesos internos (quién ficha, quién revisa, cómo se corrige y cómo se archiva) sin alarmismo ni urgencia artificial.
6. Recomendación de asesoramiento laboral
Cada empresa tiene convenios, jornadas y casuísticas distintas. Para obligaciones concretas, plazos o interpretaciones legales, consulta siempre a tu asesoría laboral o jurídica.
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Preguntas frecuentes
- ¿Es obligatorio registrar la jornada de los empleados?
- Sí. En España el registro diario de jornada es obligatorio: inicio y finalización de la jornada, con conservación durante cuatro años. Valida tu caso con asesoría laboral.
- ¿Es obligatorio utilizar ya un sistema exclusivamente digital?
- Existe obligación de registro diario. No afirmamos una obligación general nueva de usar solo fichaje digital sin una norma vigente y publicada. La digitalización facilita trazabilidad, consulta y conservación.
- ¿Este recurso garantiza el cumplimiento legal?
- No. Ofrece orientación general. Debes validar tu situación con asesoría laboral y la normativa que te aplique.
- ¿Fichio sustituye a un asesor?
- No. Fichio es software para organizar el registro horario y procesos de RRHH; no emite dictámenes legales.
- ¿Puedo solicitar una demo o prueba?
- Sí. Solicita una demo desde la web; la activación de la prueba se revisa con el equipo comercial.