Funcionalidad · Denuncias
Canal de denuncias interno para gestionar comunicaciones confidenciales
Fichio permite recibir, organizar y gestionar denuncias o comunicaciones internas con permisos restringidos, seguimiento por código, estados y trazabilidad, como apoyo a tu canal de cumplimiento.
- Buzón ético y canal confidencial para incidencias internas.
- Opción de comunicación anónima o identificada.
- Gestión solo por usuarios autorizados, con estados y registro de acciones.
Cómo funciona el canal de denuncias en Fichio
- 1
Acceso
El empleado accede al canal de denuncias desde el entorno habilitado por la empresa.
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Modalidad
Puede presentar una comunicación anónima o identificada, según la configuración y su decisión.
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Formulario
Completa el formulario de denuncia o comunicación con la información del caso.
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Adjuntos
Puede adjuntar documentos o imágenes relacionados cuando sea necesario.
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Código
El sistema genera un código o identificador de seguimiento del caso.
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Registro
La denuncia queda registrada en el sistema con trazabilidad.
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Permisos
Solo usuarios autorizados pueden acceder a la gestión de denuncias.
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Revisión
El administrador o responsable autorizado revisa el caso.
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Estados
La denuncia avanza por distintos estados de gestión configurables.
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Comunicación
Puede existir intercambio entre gestor y denunciante cuando el flujo lo permite.
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Consulta de estado
El denunciante puede consultar el estado si dispone del código o identificador y el flujo lo habilita.
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Trazabilidad
Se registran acciones y eventos relevantes del proceso.
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Avisos
Pueden enviarse notificaciones cuando proceda, especialmente si la comunicación no es anónima.
Canal interno y buzón ético
Denuncias en Fichio es un canal interno para que los empleados comuniquen incidencias, situaciones sensibles o comunicaciones que deban ser revisadas por la empresa.
Centraliza el buzón ético y la comunicación confidencial, reduciendo mensajes dispersos o canales informales difíciles de auditar.
- Comunicaciones internas
- Incidencias
- Buzón ético
- Canal confidencial
Denuncias anónimas o identificadas
El empleado puede optar por una comunicación anónima o identificada, según la política de la empresa y el tipo de caso.
Si la comunicación es identificada, pueden enviarse avisos o notificaciones al denunciante cuando el flujo lo permita.
Si es anónima, el seguimiento se mantiene mediante código o identificador, sin prometer un anonimato absoluto más allá de lo configurado y revisado jurídicamente en cada implantación.
- Opción anónima
- Opción identificada
- Confidencialidad con prudencia
Formulario con adjuntos
El formulario recoge la descripción del caso y los datos que la empresa haya definido como necesarios.
Se pueden adjuntar documentos o imágenes vinculados a la comunicación, sin sustituir la gestión documental general del expediente laboral.
Código de seguimiento
Tras el envío, el sistema asigna un código o identificador que permite consultar el estado del caso cuando el flujo lo habilita.
Facilita la continuidad de la comunicación sin depender de hilos de correo sueltos.
Gestión por usuarios autorizados
Las denuncias requieren permisos especiales: no cualquier perfil administrativo puede verlas.
Solo usuarios autorizados acceden a la información sensible, evitando exposición innecesaria a quienes no deben gestionar el caso.
Estados y seguimiento
Cada caso puede avanzar por estados de gestión. Por ejemplo pueden figurar recibida, en revisión, información solicitada, resuelta o archivada, según la configuración de cada empresa.
No se trata de una lista cerrada obligatoria: los estados pueden adaptarse al proceso interno.
Entre gestor y denunciante puede haber comunicación cuando el canal y la modalidad (anónima o identificada) lo permitan.
- Recibida
- En revisión
- Información solicitada
- Resuelta
- Archivada
Trazabilidad y auditoría
Quedan registradas acciones relevantes: quién gestiona, cuándo cambia de estado y qué operaciones se realizan sobre el caso.
Apoya el control interno y las revisiones sin perder el hilo del proceso.
Avisos y notificaciones
El sistema puede enviar avisos cuando proceda: por ejemplo al gestor cuando entra un caso nuevo, o al denunciante si la comunicación es identificada y el flujo prevé notificaciones.
En comunicaciones anónimas no se prometen avisos al denunciante por canales que requieran identificación; el seguimiento suele apoyarse en el código de consulta.
Listado y gestión centralizada
Los responsables autorizados disponen de un listado de denuncias para priorizar, asignar y hacer seguimiento ordenado.
Menos comunicaciones dispersas y más control sobre casos abiertos o pendientes de respuesta.
Cumplimiento y canal interno de información
En España, determinadas empresas están obligadas a contar con un sistema interno de información o canal de denuncias, especialmente en organizaciones de 50 o más personas trabajadoras.
Fichio ayuda a centralizar y gestionar este proceso, aunque la configuración definitiva y el cumplimiento jurídico deben revisarse según cada caso, la normativa aplicable y el asesoramiento profesional.
- Canal centralizado
- Apoyo al cumplimiento
- Sin garantía automática de cumplimiento total
Relación con la funcionalidad Documentos
El canal de denuncias puede incluir adjuntos relacionados con el caso, pero la gestión documental general de empleados y empresa se mantiene en la funcionalidad Documentos.
No sustituye el expediente documental ni mezcla ambos módulos en una sola pantalla de gestión habitual.
Beneficios del canal de denuncias en Fichio
- Canal centralizado para comunicaciones sensibles.
- Menos comunicaciones dispersas por correo o mensajes sueltos.
- Mayor confidencialidad y opción anónima cuando proceda.
- Permisos específicos para información sensible.
- Trazabilidad de acciones y estados.
- Seguimiento ordenado con código o identificador.
- Apoyo al cumplimiento y al control interno.
- Más confianza para quien necesita comunicar una incidencia.
- Control para la empresa sin exponer casos a perfiles no autorizados.
Preguntas frecuentes
- ¿Qué es el canal de denuncias de Fichio?
- Un canal interno de denuncias, comunicación confidencial y buzón ético para que los empleados comuniquen incidencias que deban ser revisadas por la empresa, con gestión restringida y trazabilidad.
- ¿Se pueden enviar denuncias anónimas?
- Sí. El empleado puede optar por una comunicación anónima cuando la empresa lo tenga habilitado, con seguimiento mediante código o identificador según el flujo configurado.
- ¿También se pueden enviar denuncias identificadas?
- Sí. También puede comunicar de forma identificada, lo que permite avisos o notificaciones cuando el flujo lo prevé.
- ¿Quién puede enviar una denuncia?
- Los empleados o personas con acceso al canal según la configuración de la empresa y su política interna.
- ¿Quién puede ver o gestionar las denuncias?
- Solo usuarios con permisos especiales autorizados para el canal. No cualquier administrador tiene acceso por defecto.
- ¿Se pueden adjuntar documentos?
- Sí. Se pueden adjuntar documentos o imágenes al caso. La gestión documental general sigue en el módulo Documentos.
- ¿El denunciante puede consultar el estado?
- Sí, cuando el flujo lo permite y dispone del código o identificador de seguimiento generado al registrar la comunicación.
- ¿Se genera un código de seguimiento?
- Sí. El sistema asigna un código o identificador para consultar el estado del caso según la configuración.
- ¿Hay trazabilidad de acciones?
- Sí. Se registran acciones y cambios relevantes para el seguimiento interno y la auditoría del proceso.
- ¿Se notifican las denuncias?
- Pueden enviarse avisos cuando proceda, especialmente en comunicaciones identificadas. En anónimas el seguimiento suele basarse en el código de consulta.
- ¿Cualquier administrador puede verlas?
- No. Requieren permisos especiales; solo perfiles autorizados acceden a la información de denuncias.
- ¿Fichio garantiza el cumplimiento legal completo?
- No. Fichio ayuda a gestionar el canal y la trazabilidad, pero la configuración y el cumplimiento jurídico deben revisarse según la normativa aplicable y la situación de cada empresa.
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