Funcionalidad · Control de gastos
Control de gastos de empleados, dietas, fondos y anticipos en un solo flujo
Fichio permite registrar tickets, gestionar dietas y kilometraje, entregar fondos para gastos y tramitar anticipos de nómina con estados, revisión e historial para empleados y administración.
- Tickets y gastos organizados desde el empleado hasta su revisión.
- Dietas, kilometraje y fondos con importes y estados claros.
- Trazabilidad para responsables, RRHH y administración.
De tickets y hojas sueltas a un proceso controlado
En muchas empresas los gastos del equipo se gestionan con correos, WhatsApp, hojas de cálculo o mensajes sueltos. Eso complica saber qué está pendiente, quién lo revisó y qué falta por justificar.
Fichio concentra gastos, dietas, fondos y anticipos en un mismo entorno operativo. No sustituye un programa de contabilidad ni la asesoría fiscal o laboral.
- Tickets enviados por correo o mensajería sin un registro único.
- Dietas calculadas en hojas de cálculo aparte.
- Fondos entregados sin seguimiento claro de la justificación.
- Anticipos solicitados de manera informal.
- Poca visibilidad sobre importes y estados pendientes.
- Dificultad para reconstruir quién hizo qué y cuándo.
Cómo funciona el control de gastos en Fichio
- 1
Registro o solicitud
El empleado registra el gasto o solicita la operación que corresponda: ticket, dieta, fondo o anticipo.
- 2
Documentación
Añade tickets, facturas, conceptos, fechas e importes cuando el flujo lo requiere. No todos los movimientos piden los mismos datos.
- 3
Revisión
Administración o el responsable autorizado revisa la información y puede solicitar cambios si faltan datos.
- 4
Decisión
La operación se aprueba, rechaza o ajusta según permisos y política interna de la empresa.
- 5
Seguimiento
Estados, movimientos e historial permiten conocer qué queda pendiente de pago, entrega, liquidación o cierre.
Cuatro áreas conectadas en un mismo sistema
Control de gastos agrupa distintos movimientos económicos relacionados con empleados. Cada área tiene su flujo, pero comparten criterios de revisión, estados e historial.
Gastos y tickets
El empleado registra un gasto que ya ha pagado, añade el ticket o factura y lo envía para revisión.
- Borradores, fecha, concepto e importe
- Tickets o facturas adjuntos
- Estados de revisión, aprobación o rechazo
- Historial visible para empleado y administración
Dietas y kilometraje
Gestiona dietas, desplazamientos y kilometraje según el tipo de gasto y la política configurada por la empresa.
- Viajes, líneas de dieta y kilometraje
- Manutención, alojamiento y transporte
- Justificantes cuando proceda
- Aprobación completa o parcial si la empresa lo utiliza
Fondos para gastos
La empresa entrega dinero antes del gasto y el empleado lo justifica posteriormente con tickets.
- Asignación o solicitud con importe y referencia
- Entrega, justificación y saldo pendiente
- Tickets vinculados al fondo
- Liquidación o recuperación de importes
Anticipos de nómina
El empleado solicita un anticipo que la empresa revisa y gestiona para su posterior descuento en nómina.
- Solicitud con motivo e importe
- Revisión, aprobación o rechazo
- Seguimiento administrativo
- Sin justificación mediante tickets
Un mismo módulo para distintos movimientos
Control de gastos agrupa en Fichio los flujos de tickets, dietas, fondos y anticipos para que empleados y administración trabajen con criterios comunes de estados e historial.
Cada área mantiene sus particularidades: un anticipo de nómina no se gestiona como un fondo para gastos ni como un ticket de empleado.
Un proceso sencillo para el empleado
El colaborador puede registrar o solicitar la operación que corresponda, guardar borradores, adjuntar documentación y enviar a revisión cuando esté listo.
Consulta el estado, responde si la empresa pide más información y revisa el historial desde el móvil o el navegador.
- Registrar o solicitar
- Guardar borrador
- Adjuntar archivos permitidos
- Consultar estado e historial
Visibilidad y control para administración
La administración dispone de bandejas y listados por tipo de movimiento, con filtros por empleado, fechas, estado o importes.
Puede revisar, aprobar, rechazar o pedir información adicional, y registrar entregas, liquidaciones o recuperaciones cuando el flujo lo contempla.
- Bandejas por módulo
- Filtros y estados
- Revisión y decisión
- Historial y permisos
Dietas y desplazamientos
El flujo de dietas permite registrar viajes, líneas de dieta, kilometraje y otros conceptos relacionados según la configuración de la empresa.
Fichio no interpreta automáticamente convenios, legislación ni política fiscal: la empresa define criterios y revisa los importes introducidos.
Fondos para gastos y justificación
Cuando la empresa entrega dinero por adelantado, el empleado debe justificar los gastos realizados con los tickets que correspondan.
El vínculo entre fondo, justificación y tickets permite seguir el saldo pendiente y cerrar la operación con trazabilidad. No es un anticipo de nómina.
Anticipos de nómina
El empleado solicita un importe que la empresa revisa y gestiona para su posterior tratamiento en nómina.
No requiere tickets ni funciona como fondo para gastos. Fichio organiza la solicitud y el seguimiento; no genera ni calcula la nómina completa ni ejecuta automáticamente el descuento salarial.
Tickets y facturas vinculados al proceso
En los flujos que lo requieren, el empleado puede seleccionar archivos, cargar varios documentos o arrastrarlos al área de carga cuando esté disponible.
Los archivos quedan asociados al gasto o a la justificación del fondo, con formatos y validaciones según la configuración del producto.
- Selección y carga múltiple cuando proceda
- Archivos asociados al movimiento
- Consulta posterior por empleado y administración
Cada operación con su estado e historial
Cada flujo utiliza los estados que necesita: borrador, pendiente, información requerida, aprobado, parcial, rechazado, pendiente de pago o liquidación, completado u otros definidos en el producto.
El historial recoge fecha, actor, acción, comentarios e importes para reconstruir el recorrido de cada operación.
Listados preparados para revisar y actuar
Los listados permiten filtrar por empleado, empresa, fechas, estado, tipo, referencias o importes, con paginación y visualización adaptable a distintos dispositivos.
La exportación solo está disponible en los listados o informes que lo contemplen; no todos los movimientos de gastos se exportan de la misma forma.
Varias empresas o sedes
Los registros pueden quedar asociados al ámbito correspondiente —empresa, sucursal o permisos configurados— según la estructura de tu organización.
Fichio organiza empleados y visibilidad por ámbito; no sustituye consolidación contable ni contabilidad por centro de coste si tu empresa no lo ha configurado así.
Permisos y visibilidad
Empleado, responsable y administración ven y actúan según los permisos asignados: quién crea, quién revisa, quién aprueba y en qué ámbito.
La visibilidad se limita a lo necesario para cada rol, sin exponer movimientos ajenos al ámbito del usuario.
Beneficios del control de gastos en Fichio
- Menos tickets y solicitudes dispersos.
- Menos hojas de cálculo para dietas.
- Más claridad sobre importes y estados.
- Seguimiento de fondos entregados y pendientes de justificar.
- Separación clara entre gastos, fondos y anticipos.
- Más trazabilidad para administración.
- Mejor experiencia para empleados.
- Información centralizada en Fichio.
Preguntas frecuentes
- ¿Qué diferencia hay entre un gasto y un fondo para gastos?
- En un gasto, el empleado normalmente registra un importe que ya ha pagado y aporta el ticket o factura. En un fondo para gastos, la empresa entrega dinero previamente y después se justifican los gastos realizados.
- ¿Las dietas permiten registrar kilometraje?
- Sí. El flujo de Dietas permite registrar desplazamientos y kilometraje junto con otros conceptos relacionados, según la configuración y política de la empresa.
- ¿Un anticipo de nómina necesita tickets?
- No. Un anticipo de nómina es una solicitud de importe que la empresa revisa y gestiona para su posterior tratamiento en nómina; no es un fondo para gastos ni se justifica mediante tickets.
- ¿Los empleados pueden adjuntar tickets y facturas?
- Sí. En los flujos que lo requieren, pueden añadir los archivos permitidos y enviarlos junto con la información del gasto o la justificación.
- ¿La empresa puede pedir más información?
- Sí. Los responsables autorizados pueden revisar la operación y solicitar información adicional cuando falten datos o documentación.
- ¿Fichio sustituye un programa de contabilidad?
- No. Control de gastos organiza las solicitudes, justificantes, estados e historial dentro de Fichio. La gestión contable o fiscal debe realizarse con las herramientas y profesionales que correspondan.
- ¿Fichio calcula automáticamente impuestos o deducciones?
- No debe asumirse. Fichio gestiona el flujo operativo y la trazabilidad; las obligaciones fiscales, laborales y contables deben revisarse según cada empresa y con asesoramiento profesional.
- ¿Puedo gestionar gastos de varias sedes?
- Fichio puede organizar empleados, empresas, sucursales, ámbitos y permisos según la configuración de cada organización. Revisamos contigo cómo encaja Control de gastos en tu estructura.
¿Quieres gestionar los gastos de tu equipo con Fichio?
Cuéntanos cómo registráis tickets, dietas, fondos y anticipos. Revisamos contigo el flujo y preparamos una prueba adaptada a tu empresa.
Solicita información · La prueba se activa tras validación comercial