Funcionalidad · Firmas
Firma digital de documentos, dibujada o con certificado
Cuando un documento hay que firmarlo, el empleado lo hace dentro de Fichio. Hay dos niveles: trazar la firma en pantalla o firmar con su certificado digital.
- Firma dibujada por el usuario.
- Firma certificada con el certificado digital del usuario.
- La empresa decide qué nivel pide cada documento.
Firmar en papel o por correo deja el expediente a medias
Un contrato o una política que se firma fuera del expediente acaba en un PDF suelto, un correo o una copia impresa.
Después cuesta saber quién firmó, cuándo y con qué tipo de firma.
- Firmas en papel que no vuelven al expediente.
- El mismo documento firmado por canales distintos.
- Sin constancia del nivel de firma usado.
Cómo se firma un documento
- 1
Documento
El documento está en el expediente, con el alcance y los permisos que haya definido la empresa.
- 2
Nivel
La empresa indica si basta la firma dibujada o si hace falta el certificado digital del usuario.
- 3
Firma
El usuario traza la firma en pantalla o firma con su certificado digital.
- 4
Constancia
Queda registro de quién firmó, cuándo y con qué nivel.
Dos niveles de firma
No es el mismo gesto para todos los documentos. Cada uno lleva el nivel que corresponda.
Firma dibujada
El usuario traza su firma en pantalla, sobre el documento, desde el flujo de Fichio.
- La hace la propia persona
- Queda unida al documento
- Sirve cuando la empresa pide este nivel
Firma con certificado digital
La firma certificada usa el certificado digital del usuario, no un dibujo.
- Certificado digital de esa persona
- Nivel distinto de la firma dibujada
- La empresa lo exige cuando el documento lo requiere
La empresa elige el nivel
No todos los archivos se firman igual. La organización marca, documento a documento, si pide firma dibujada o firma con certificado digital.
La protección con contraseña de un archivo es otra cosa: sirve para abrirlo, no sustituye la firma.
Qué queda registrado
Tras la firma queda constancia de quién firmó, en qué momento y con qué nivel.
El documento sigue en el expediente, junto al resto de la documentación del empleado, la sucursal o la empresa.
- Quién firmó
- Cuándo
- Nivel de firma
- Documento en el expediente
Para qué sirve
- Firmar sin salir del expediente digital.
- Distinguir una firma dibujada de una firma con certificado.
- Elegir el nivel según el documento.
- Dejar constancia de la firma en el propio archivo.
Preguntas frecuentes
- ¿Qué niveles de firma hay?
- Dos. La firma dibujada, que el usuario traza en pantalla, y la firma certificada, que usa el certificado digital de ese usuario.
- ¿Quién decide qué firma hace falta?
- La empresa, en cada documento.
- ¿La firma dibujada y la del certificado son lo mismo?
- No. Una la traza el usuario en pantalla. La otra usa su certificado digital.
- ¿Dónde se firma?
- Dentro de Fichio, sobre el documento del expediente. La gestión del archivo sigue en Documentos.
- ¿Firmar sustituye a la contraseña de un documento protegido?
- No. La contraseña controla el acceso al archivo. La firma es un paso distinto.
- ¿Queda constancia de la firma?
- Sí. Queda quién firmó, cuándo y con qué nivel.
¿Quieres que el equipo firme los documentos en el propio expediente?
Pide información y vemos qué nivel de firma encaja en cada tipo de documento.
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