Funcionalidad · Documentos
Documentos laborales y corporativos centralizados en un solo lugar
Fichio México permite organizar documentación laboral y corporativa con categorías configurables, permisos, solicitudes, firma, protección y trazabilidad. Almacena archivos que la empresa sube o gestiona internamente; no genera ni calcula nóminas.
- Expediente documental digital para empleado, sucursal y empresa.
- Subida por administración y por empleado cuando el flujo lo permita.
- Consulta, descarga, firma y documentos protegidos con contraseña cuando corresponda.
Cómo funciona la gestión documental en Fichio México
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Categorías
La empresa crea o utiliza categorías de documentos configurables según su operativa.
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Alcance
Cada documento puede asociarse a un empleado, a una sucursal, a toda la empresa u otros ámbitos definidos.
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Subida administrador
El administrador puede cargar documentos y clasificarlos.
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Subida empleado
El empleado también puede subir documentos cuando el flujo de la empresa lo permita.
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Consulta
El empleado consulta los documentos que tiene permitidos ver.
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Descarga
Puede descargar los archivos autorizados desde su espacio.
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Firma
Algunos documentos pueden requerir firma del empleado.
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Protección
Otros pueden estar protegidos o encriptados y exigir contraseña de acceso al empleado.
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Solicitudes
La empresa puede solicitar documentación al empleado y hacer seguimiento.
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Avisos
El sistema puede avisar de documentación pendiente, revisiones o vencimientos.
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Permisos
Existen permisos y niveles de visibilidad por rol.
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Histórico
Queda trazabilidad: quién subió, cuándo y qué acciones se realizaron.
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Relación con otros módulos
Puede enlazarse con ausencias (justificantes) o apoyar cumplimiento interno sin mezclarse con el canal de denuncias.
Alcances del documento
No todos los archivos se comparten igual: Fichio distingue el ámbito de cada documento según la configuración de la empresa.
Documento del empleado
Archivos asociados al expediente de una persona: contratos, certificados, justificantes u otros según la configuración.
Documento de sucursal
Documentación compartida con una ubicación concreta: avisos, protocolos o archivos operativos de esa sucursal.
Documento de empresa
Políticas, comunicados o documentación corporativa visible para quienes tengan permiso en toda la organización.
Expediente documental centralizado
Documentos en Fichio México centraliza la documentación laboral y corporativa en un único entorno, con categorías configurables y control de acceso.
Puedes trabajar con documentos del empleado, de sucursal o de empresa sin mezclar carpetas locales ni correos dispersos.
Subida de documentos
Tanto el administrador como el empleado pueden subir documentos cuando el flujo lo permita.
La carga se organiza por categorías configurables —por ejemplo contratos, recibos de nómina ya emitidos, certificados o políticas internas— según lo que defina cada empresa.
- Subida por administración
- Subida por empleado
- Organización por categorías
Consulta, descarga y acceso
El empleado accede a sus documentos desde la app o el panel, con una vista ordenada según permisos.
Puede consultar y descargar los archivos que tenga autorizados, sin depender de que RRHH reenvíe adjuntos por correo.
Firma y documentos protegidos
Consulta y descarga permiten al empleado acceder a su documentación habitual.
La firma es un requisito distinto: algunos documentos pueden pedir que el empleado los firme dentro del flujo previsto.
La protección es otra capa: ciertos archivos pueden estar protegidos o encriptados y requerir contraseña por parte del empleado para abrirlos. No sustituye la firma ni implica un modelo criptográfico concreto fuera de lo configurado en el producto.
- Consulta y descarga
- Firma cuando aplique
- Protección con contraseña
Solicitudes de documentación
La empresa puede solicitar documentos al empleado —por ejemplo un justificante, un certificado o documentación pendiente— y hacer seguimiento de su entrega.
No se trata de una lista cerrada: cada organización define qué pide y cuándo, con un control más ordenado que los recordatorios sueltos.
Vencimientos y avisos
Fichio México puede avisar de documentación pendiente, revisiones necesarias o vencimientos próximos.
RRHH y administración ganan visibilidad sobre caducidades sin revisar carpetas manualmente.
Permisos y visibilidad
Los documentos pueden ser privados o compartidos según rol, sucursal o ámbito.
Defines quién puede ver, subir o gestionar cada categoría, reduciendo exposición innecesaria de archivos sensibles.
Historial y trazabilidad
Queda registro de quién subió cada documento, cuándo y qué acciones se realizaron.
Útil para RRHH, auditorías internas y revisiones sin reconstruir el histórico desde correos o carpetas locales.
Categorías configurables
La empresa trabaja con categorías que adapta a su realidad. No hay una lista obligatoria cerrada.
Por ejemplo pueden existir categorías para contratos, recibos de nómina ya emitidos, certificados, justificantes, políticas internas o documentación corporativa, entre otras definidas por la organización.
- Contratos
- Recibos de nómina (archivo)
- Certificados
- Justificantes
- Políticas internas
- Otros tipos definidos por la empresa
Relación con ausencias y cumplimiento
Con Ausencias, los justificantes u otra documentación requerida pueden asociarse al flujo de solicitudes.
La gestión documental puede apoyar procesos internos o de cumplimiento, pero el canal de Denuncias sigue siendo una funcionalidad independiente.
La trazabilidad documental también complementa reportes o controles internos sin convertir esta página en un módulo de denuncias.
Cómo se relaciona con otras funcionalidades
Documentos convive con el resto del catálogo Fichio México sin sustituirlo.
Ausencias y cumplimiento interno se apoyan en la misma base documental ordenada.
- Ausencias: justificantes y archivos asociados a permisos o bajas.
- Denuncias: módulo aparte; la documentación puede apoyar procesos internos sin mezclar canales.
- Reportes: seguimiento y trazabilidad documental para responsables.
Beneficios de la gestión documental en Fichio México
- Menos papel y menos correos dispersos.
- Documentación centralizada en un expediente digital.
- Empleados más autónomos al consultar y aportar archivos.
- Mejor control para RRHH y administración.
- Permisos y visibilidad claros por rol.
- Trazabilidad de subidas y acciones.
- Menos pérdida de documentación.
- Seguimiento de vencimientos y pendientes.
- Organización documental más profesional.
Preguntas frecuentes
- ¿Qué tipo de documentos puedo gestionar en Fichio México?
- Documentación laboral y corporativa según las categorías que configure tu empresa: contratos, certificados, justificantes, recibos de nómina ya emitidos si los incorporáis como archivo, políticas internas y otros tipos definidos por la organización.
- ¿Fichio México genera o calcula nóminas?
- No. Fichio México organiza y custodia documentación que la empresa sube o gestiona; no genera nóminas, no calcula liquidaciones salariales ni sustituye un software de nóminas ni la asesoría laboral o fiscal.
- ¿Quién puede subir documentos?
- El administrador puede subir documentos en todo momento. El empleado también puede hacerlo cuando el flujo de la empresa lo permita.
- ¿Los documentos pueden ser para un empleado, una sucursal o toda la empresa?
- Sí. Cada documento tiene un alcance configurable: puede asociarse a un empleado, compartirse con una sucursal o con toda la empresa, u otros ámbitos que defináis.
- ¿El empleado puede consultar y descargar sus documentos?
- Sí, los documentos que tenga permitidos según permisos y visibilidad.
- ¿Se pueden firmar documentos?
- Algunos documentos pueden requerir firma del empleado dentro del flujo previsto en Fichio México.
- ¿Hay documentos protegidos con contraseña?
- Sí. Ciertos archivos pueden estar protegidos o encriptados y exigir contraseña al empleado para acceder. Es independiente de la firma.
- ¿Se pueden solicitar documentos al empleado?
- Sí. La empresa puede solicitar documentación y hacer seguimiento de entregas pendientes.
- ¿Se pueden controlar vencimientos o documentos pendientes?
- Sí. El sistema puede avisar de documentación pendiente, revisiones o vencimientos según la configuración.
- ¿Hay permisos de acceso?
- Sí. Permisos y niveles de visibilidad por rol y ámbito del documento.
- ¿Existe histórico o trazabilidad?
- Sí. Queda registro de subidas, fechas y acciones realizadas sobre los documentos.
- ¿Se relaciona con ausencias?
- Sí. Puede vincularse con justificantes u otra documentación requerida en el módulo de Ausencias.
- ¿Documentos y denuncias son la misma funcionalidad?
- No. Son módulos distintos. La gestión documental puede apoyar procesos internos o de cumplimiento, pero el canal de denuncias tiene su propia funcionalidad.
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