Guía Completa del Nuevo Registro de Jornada 2026

1) ¿Quién debe cumplir?

Todas las empresas con personas trabajadoras por cuenta ajena, con independencia de tamaño o sector, incluidas las modalidades de trabajo presencial, híbrido y a distancia. Se prevén especialidades para relaciones laborales de carácter especial y para subcontratación/ETT.

2) Qué cambia respecto al marco vigente

• Registro exclusivamente por medios digitales. Se supera la validez general del papel: el sistema debe ser digital.
• Contenido mínimo ampliado y granular: inicio/fin de jornada y pausas, tiempos de espera/disposición, desconexión, modalidades de flexibilidad, totalización diaria y mensual, y trazabilidad de modificaciones.
• Trazabilidad y autenticidad: las modificaciones requieren autorización de empresa y persona trabajadora, dejando huella indeleble de autoría y cambios.
• Acceso inmediato: consulta y copia inmediata para la persona trabajadora y su representación; la Inspección debe poder acceder de forma inmediata también en remoto.
• Protocolo interno obligatorio de organización, documentación y evaluación periódica del sistema.
• Conservación 4 años con garantías de seguridad y protección de datos.

3) Contenido mínimo del registro (checklist)

• Identificación de la persona trabajadora.
• Régimen de jornada (completa o parcial) y, en su caso, porcentaje de parcialidad y horario de referencia.
• Hora y minuto de inicio y fin de la jornada diaria.
• Hora y minuto de inicio y fin de cada pausa no computable como trabajo efectivo.
• Indicar si cada tramo se realiza presencialmente o a distancia.
• Clasificación de horas (ordinarias, extraordinarias o complementarias) y, si procede, si se compensan o retribuyen; horas por prevención o siniestros.
• Tiempos de espera y de disposición a la empresa (cuando no son tiempo de trabajo efectivo).
• Interrupciones por desconexión cuando proceda legal o convencionalmente.
• Horas por medidas de conciliación/flexibilidad/distribución irregular (con tipo de medida).
• Totalización diaria y mensual.
• Identificación de todas las modificaciones con autorizaciones y autoría.

4) Reglas de fichaje y modificaciones

• El asiento se realiza de forma libre, personal, directa e inmediata al comenzar y al finalizar cada situación de registro.
• Modificaciones: requieren autorización de la empresa y de la persona trabajadora; si hay discrepancia, se informa a la RLT y se deja constancia de la discrepancia.
• Incidencia técnica justificada: el asiento podrá realizarse excepcionalmente por otro medio, y se transcribe después al sistema digital dejando traza.
• El registro no debe ubicarse en zonas de acceso público ni ser accesible a quien no deba fichar.
• Conservación: 4 años.

5) Requisitos técnicos del sistema

La empresa puede adoptar un sistema que cumpla los requisitos técnicos que se dicten en desarrollo del Real Decreto; o implantar un sistema alternativo que cumpla los principios y requisitos, respaldado por un informe de persona técnica competente que justifique su idoneidad según las características de la empresa. Se presumirá conforme el sistema que cumpla todos los requisitos técnicos que se establezcan.

6) Derechos de acceso y copias

• Personas trabajadoras: consulta y obtención de copia de sus asientos y modificaciones en cualquier momento y de forma inmediata (al menos, en su lugar de trabajo). Además, la empresa entregará resumen con la nómina del periodo.
• Representación Legal de las Personas Trabajadoras (RLT): consulta y copia inmediata de todos los asientos y modificaciones en el centro de trabajo, con respeto a la minimización y proporcionalidad en datos personales.
• Inspección de Trabajo y SS: acceso inmediato, remoto y presencial.
• Formato tratable y legible, compatible con sistemas de uso generalizado.

7) Subcontratación, ETT y relaciones especiales

• En ETT y contratas, el cumplimiento del registro corresponderá a la empresa usuaria.
• Se prevén reglas específicas para relaciones laborales especiales y jornadas especiales (p. ej., servicio del hogar familiar, RD 1620/2011; RD 1561/1995).

8) Protección de datos (RGPD)

El sistema debe garantizar intimidad y protección de datos: minimización, idoneidad, necesidad y proporcionalidad. No se exige por defecto la recogida de datos sensibles o de geolocalización; solo los imprescindibles y proporcionados a la finalidad del registro.

9) Calendario y entrada en vigor

La entrada en vigor del Real Decreto será 20 días después de su publicación en el BOE. Al estar en tramitación urgente, el despliegue se prevé durante 2026, pero la fecha exacta depende de la publicación en BOE.

10) Cómo adaptarte con Fichio (plan paso a paso)

1. Auditoría express (1 día): revisar políticas y sistemas actuales de fichaje; identificar brechas respecto al contenido mínimo y flujos de pausas, desconexión y tiempos de disposición.
2. Configuración del sistema: activamos registro digital granular (jornada, pausas, desconexión, totales diario/mensual, teletrabajo/presencial, modificaciones con trazabilidad).
3. Protocolo interno: generamos tu Protocolo de organización y documentación (con plantilla Fichio) y calendario de evaluación periódica.
4. Accesos y copias: habilitamos autoservicio para personas trabajadoras, panel para RLT y modo “acceso inspector”.
5. RGPD: revisamos base jurídica, minimización y retención 4 años; registro de actividades y acuerdo de encargo.
6. Formación: guía visual de 15 minutos para toda la plantilla (fichar bien, declarar pausas, etc.).